En el marco del Día Mundial del Backup, especialistas advierten que empresas requieren políticas de preservación de documentos.
En una migración de datos se puede perder en promedio entre el 5% y 20% de los documentos de archivo, reveló Aída Mendoza, coordinadora de la carrera de archivística y gestión documental de la Universidad Católica Sedes Sapientiae (UCSS), quien destacó la importancia de tener una política de preservación de documentos en el marco del Día Mundial de Backup, que se celebra cada 31 de marzo.
“La pérdida de información durante una migración puede ocurrir por diversas razones: incompatibilidad entre los sistemas, formatos o estructuras, fallas técnicas, errores humanos o problemas de validación. Sin embargo, las migraciones se hacen necesarias por la obsolescencia de los sistemas electrónicos aún no totalmente superada”, explicó.
Además de las pérdidas de información durante las migraciones, las empresas también están expuestas a ataques cibernéticos y otros peligros latentes, por lo que “la minimización de riesgos debe ser permanente”.
Un daño a los archivos de una organización puede afectar el cumplimiento de derechos y generar un importante impacto en las finanzas. Según información de Kaspersky, la pérdida de datos cuesta en promedio US$ 1.23 millones para las grandes empresas y US$120 mil para los pequeños negocios.
“Por eso se habla de los documentos como un activo o capital intangible cuya pérdida puede ocasionar serios perjuicios para las organizaciones. Además, se genera pérdida de confianza en el usuario o cliente. Sentirán que su información o datos no están seguros”, señaló.
Otras consecuencias están en el pago de multas, denuncias y sanciones legales, que van desde las 0.5 UIT hasta las 100 UIT, dependiendo de la gravedad de las faltas. El valor de una UIT es de S/ 5,350.
“La norma de protección de datos está enfocada en evitar la pérdida de datos, Por ejemplo, si un incidente no genera daños se considera como una falta leve, y puede recibir una sanción de 0.5 a 5 UIT. Sin embargo, si se registran daños o se determina que la exposición de los datos fue sin autorización, califica como falta grave y las multas van de 5 a 50 UIT”, explicó José Francisco Espinoza, docente de la facultad de Derecho de la UCSS.
Las infracciones consideradas muy graves ocurren cuando se afectan datos sensibles, y las sanciones pueden llegar a las 100 UIT. Sin embargo, la correspondiente multa no puede exceder del 10% de los ingresos brutos anuales de una compañía percibidos en el marco del ejercicio económico anterior.
En el marco del Día Mundial del Backup, se destaca la importancia de esta práctica para recuperar información. “También se requiere una política de gestión documental que permita a las organizaciones disponer de la información, de forma inmediata y sin interrupciones, para la toma de decisiones. Esto incluye la aplicación de procesos técnicos de archivo y tratamiento de los documentos”, concluyó Aída Mendoza.
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