Tener el buzón del correo lleno, la lista de pendiente de nunca acabar y el teléfono sonando constantemente, es una señal de que no se esté aprovechando el tiempo de trabajo de la mejor manera. Ante ello, es fundamental aprender a usarlo más eficientemente. En ese sentido, Paulo Valdiviezo, COO de Kambista, la primera casa de cambio digital en el Perú, presenta las siguientes recomendaciones para tener una mayor productividad en el día a día:
1. Enfocarse en lo más importante
Es común realizar actividades rutinarias en lugar de atender lo urgente. Sin embargo, resulta más productivo enfocarse en lo esencial, que pueden ser pocas tareas y no obligarse a completar muchas. Como dice el dicho: “el que mucho abarca, poco aprieta”. Por eso, lo recomendable es utilizar la primera hora del lunes para planificar las metas claves de la semana, y los demás días tomarse 15 minutos al inicio de la jornada para seguir lo agendado.
- Delegar
Para alcanzar un mayor nivel de productividad, es inevitable desprenderse de algunas tareas, ya que por eso existe un equipo de trabajo, además que una sola persona no puede encargarse de todo. Para ello, aconseja:
- Asegúrese que la persona a cargo tenga los conocimientos y habilidades requeridas para realizar la tarea asignada.
- Dele el suficiente contexto y motivación desarrollar lo solicitado.
- Establezca un plazo determinado para que entregue el trabajo.
- Trasmítale la confianza necesaria.
- Apoyarse en los servicios online para optimizar el tiempo
Se suele perder mucho tiempo en colas para hacer trámites, o en el tráfico cuando hay maneras más eficientes de disponer del tiempo para estas ocasiones. Hoy en día, diferentes tareas pueden realizarse en línea o mediante un aplicativo. Cada vez son más los servicios online seguros y más prácticos; por ejemplo, el cambio de monedas. Antes se debía retirar efectivo del banco y luego buscar un cambista en la calle o una casa de cambio para hacer la transacción. Este proceso podía tomar entre 1 y 2 horas, ahora en www.kambista.com, casa de cambio digital, se pueden hacer cambios en menos de 5 minutos y sin salir de casa y/o de la oficina.
- Evitar tareas repetitivas
El día a día exige muchas tareas rutinarias, varias dependen de alta concentración, pero hay otras que no. Afortunadamente, existen diversas herramientas que permiten automatizar, y así evitar tareas como agendar reuniones, realizar reportes mensuales, hacer métricas, investigaciones, entre otras. Valerse de dichas herramientas favorecerá una buena organización que permita aprovechar el tiempo de la mejor forma posible.
- Reuniones con propósito
Las reuniones de equipo pueden ser largas, tediosas y muchas veces parecen no llegar a ninguna conclusión. Por tal motivo, es necesario determinar una agenda clara, con objetivos definidos y personas con roles estratégicos para hacer productiva la misma.
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