La buena gestión de presupuestos es una de las tareas fundamentales para lograr el éxito de un negocio. La elaboración, asignación y justificación de presupuestos anuales en las empresas consta generalmente de interminables reuniones llenas de distintos documentos de trabajo y presentaciones que se elaboran con la finalidad de justificar los gastos asignados. Sin embargo, esta forma habitual de trabajar y gestionar los presupuestos ya no es eficiente. La vertiginosa transformación digital exige el uso de nuevas tecnologías que agilicen el proceso y consigan cruzar información de diferentes departamentos de la empresa.
Según expertos, para ser eficaces, las empresas deben contar con un software de gestión que les permita obtener datos que midan la relación efectiva entre los resultados de un proyecto y su financiación. El Director de Negocios Internacionales de la multinacional PHC Software, João Sampaio, explica que “Un ERP contiene la data de todos los departamentos de la empresa, resultados de proyectos anteriores, objetivos financieros por departamentos, entre otros datos que facilitan la gestión de presupuestos tanto con proyección en períodos cortos como a lo largo de todo el proyecto”.
Además mencionó la necesidad de soluciones eficientes, con información precisa y que motiven la innovación, ya que la manera usual sugiere retrasos y dificultad para proyectarse al lanzamiento de nuevos productos y servicios.
¿Quiere conocer los beneficios de la transformación digital y el uso del ERP en la gestión de presupuestos en las empresas? Tome nota de las cuatro ventajas señaladas por PHC Software:
- Considera información transversal y reduce el margen de error. Una buena gestión de presupuestos considera la data y objetivos de cada departamento. Además, toma de referencia los resultados de los proyectos anteriores aportando más valor y reduciendo el margen de error.
- Orden, proyección y ahorro de tiempo. Según Sampaio, un ERP permite introducir ordenadamente todos los datos sobre las previsiones por períodos, como es el caso de tesorería. De esta manera, se puede obtener el resultado automático del presupuesto de la tesorería e introducir registros de presupuestos con información de años anteriores. Todas estas opciones permiten ahorrar tiempo y ser más eficaz tanto en la gestión de presupuestos como en la toma de decisiones para, por ejemplo, iniciar lanzamientos de productos o servicios.
- Optimización del dinero. Al contar con datos y métricas exactas y confiables de proyectos anteriores y datos de objetivos por departamentos, se logra un presupuesto con orientación a resultados más seguros y sugiere una optimización del dinero.
- Capacidad para medir el retorno de un proyecto. Contar con un sistema de presupuestos y un sistema de métricas alineadas con los objetivos de la empresa permite medir el retorno de un proyecto, así como redirigir esfuerzos a nuevos desarrollos. “La innovación hace posible proyectarse, determinar las probabilidad de que un proyecto resulte exitoso y canalizar los presupuestos sin esperar ciclos anuales” apuntó Sampaio de PHC Software.
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