El nuevo concepto de oficinas compartidas replantea el uso del espacio y de los archivos documentarios de todo tipo de empresas.
Nuevos servicios aparecen debido al boom del coworking en el mercado peruano, oficinas compartidas que redefinen el uso del espacio de trabajo y la forma de laborar en las empresas.
Uno de ellos es el servicio de almacenaje y custodia de archivos documentarios que requiere todo tipo de empresa para mantener su información disponible ante contingencias como visitas del Ministerio de Trabajo o la SUNAT.
“Todas las empresas tienen la obligación de contar con su información administrativa, contable, legal y profesional en general, a la mano de cualquier requerimiento. Sea por pedido de algún trabajador dentro de sus responsabilidades técnicas, como de las instituciones estatales que velan por el buen manejo empresarial”, comenta el CPC Rafael Sandoval Zapata, experto contable y gerente general de Almacenes Safe Papers SAC.
Frente a la nueva tendencia inmobiliaria en el rubro oficinas, los coworking en el Perú se han vuelto una alternativa atractiva para todo tipo de actividad corporativa, ya sea con el ingreso de gigantes como WeWork o el crecimiento de oficinas compartidas para pymes en distritos como Los Olivos y San Martín de Porres, el uso del espacio se ha rediseñado.
“Usualmente, en empresas tradicionales como un estudio de abogados, una consultora o una constructora, mantienen mucha documentación –en papel– guardada en los baños o en el depósito junto con los utensilios de limpieza. Entonces, llega la Sunat o el Ministerio de Trabajo y se requiere algún documento a la brevedad, surgen los problemas porque no hay un orden que permita acceder a la información”, explica Sandoval Zapata.
Los servicios de custodia y archivo documentario son muy requeridos en varios países de América Latina –como México y Colombia– y EEUU donde hay toda una cultura de uso de pequeños almacenes para guardar todo tipo de objetos por temporadas.
En el Perú ya operan importantes empresas dedicadas a este rubro, brindando servicios de bodegaje con sofisticados procedimientos de registro, control de humedad, digitalización y disponibilidad de información en oficinas personalizadas.
En mercado local podemos encontrar empresas como Almacenes Safe Papers SAC, que cuenta con espacios de custodia al sur de Lima. “Es un nicho novedoso e importante en el país, ya que mucha información tiene que mantenerse a la mano, por ley, durante un tiempo aproximado de cinco años para cualquier requerimiento de organismos supervisores”, advirtió el CPC Rafael Sandoval Zapata.
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