El uso de la factura electrónica aporta importantes ahorros en costes de facturación, por factura, de almacenamiento, de tiempo, en tareas rutinarias y en CO2.
El ahorro, de tiempo y dinero, es un argumento irrebatible a la hora de decidir si una empresas migra a un servicio de factura electrónica o sigue facturando utilizando el papel. Una decisión que sigue condicionada por no pocos tópicos como un mayor control fiscal, importantes inversiones en aplicaciones informáticas, en formación y personal especializado, complejidad para comunicarse con diferentes sistemas de facturación electrónica y puntos de entrada institucionales facturas… La realidad es que, según SERES, pionero y especialista en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos, existen 6 tipos de ahorros por los que pasarse a la factura electrónica.
Ahorro en costes de facturación
Frente al a factura tradicional, la emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67%, ya que se reducen los costes en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc. Mientras que, en la recepción, pasar del papel a lo electrónico supone que los costes estimados para su introducción en los sistemas internos, validación y macheo, gestión de pago, archivo, etc., se reduzcan drásticamente, permitiendo un ahorro del 65% de los costes.
Ahorro en costes de gestión o costes por factura
La emisión de facturas tiene un coste por unidad de S/. 16.14 cuando se realiza en papel y de S/. 5.95 cuando se utiliza el formato electrónico. La diferencia es aún mayor cuando se trata de la recepción de facturas, que pasa de los S/. 26.19 en papel a solo S/. 8.23 en formato electrónico.
Ahorro en costes de almacenamiento
Abandonar el papel y comenzar a facturar electrónicamente supone liberar cajones, archivadores… un gran espacio. Al reducirlo, se puede llegar a alcanzar unos ahorros del 81%.
Ahorro en tiempo
La facturación electrónica acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresa.
En emisión, se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de 1 minuto y 33 segundos; mientras que, con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.
En recepción, con la factura en papel son necesarios unos 9 minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual; mientras que sólo 2 minutos y 30 segundos son los que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica.
Ahorro por eliminación de tareas rutinarias
Por cada 20 facturas emitidas se ahorra más de media hora de trabajo mientras que, por el mismo volumen, en recepción se ahorran 3 horas. Esto permite a las empresas reducir tareas improductivas y enfocarse en labores que generen mayor eficiencia a la gestión.
Ahorro medioambiental
Cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kg de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles y se reduce un 0,72 Tm emisiones de CO2.
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