Los viajes corporativos requieren un equilibrio continuo. La empresa está en busca de un mayor retorno sobre la inversión (ROI) y la garantía de que los empleados sean cuidadosos con ello. El viajero está buscando una experiencia de viaje personalizada y responsiva. A veces, parece ser que el equilibrio entre los dos no es posible, o ciertamente no es fácil. Pero hay un camino en el que confluyen los intereses de la empresa y los del viajero.
Managed Travel 3.0 va más allá de la personalización para el viajero, brindando una gestión holística e interactiva de las políticas corporativas para las empresas, los viajeros y las agencias de viajes multinacionales. El reporte de LSE, Managing Every Mile, esboza una estructura de cinco pasos sobre cómo las empresas pueden conducir a un enfoque más holístico para las políticas corporativas. El reporte detalla cómo la mayoría las empresas puede alcanzar un mayor ROI, solo necesitan orientación y estructura para lograrlo.
Las cinco etapas de la gestión de viajes
Sourcing estratégico de políticas corporativas, adquisiciones en políticas corporativas, el deber de cuidado del viajero, gestión de gastos, y análisis y retroalimentación son las cinco etapas de la gestión de viajes. Al seguirlas, los compradores de viajes y las empresas pueden esperar un aumento significativo en el retorno sobre la inversión de los viajes. Los dos primeros pasos a seguir son las fases del sourcing estratégico y las adquisiciones. El tercer paso indicado en la estructura se refiere al deber de cuidado y la experiencia del viajero.
El cuarto paso requiere abordar sistemas de gestión de gastos demasiado complicados, que han sido una fuente de irritación para dos tercios de los entrevistados. La presentación y reporte de costos siguen siendo un proceso manual y lento para muchas empresas, que frustra a viajeros y a gestores. CFOs, en particular, destacan la necesidad de reportes de gastos granulares, que resalten las áreas donde se requieren mejoras.
A un 80% de los ejecutivos les parece que no tuvieron la información necesaria para ajustar su estrategia de políticas corporativas. Esto es causado por la falta de captura de datos, que comprende el quinto paso en nuestra estructura. Se deben crear canales de gestión para el sourcing y la compra , que integren datos, análisis y ciclos de retroalimentación. Esto permite medir la conformidad y se identifican nuevas oportunidades de sourcing.
La tecnología es un facilitador de los viajes corporativos más inteligentes
La tecnología heredada representa un obstáculo tangible para cualquier empresa que busca agilizar sus procesos. Para la optimización de las políticas corporativas, la tecnología es el facilitador subyacente y todos los pasos del proceso dependen de ella. Además, la capacidad móvil ha evolucionado de ser un ‘lujo’ a una necesidad esperada en políticas corporativas.
Y finalmente, el análisis de las mejores prácticas utiliza una cadena integrada y automatizada que captura los costos y el comportamiento en cada etapa de las políticas. La gestión de políticas corporativas no es un proceso único, ni es responsabilidad exclusiva de un solo departamento. Lograr el retorno sobre la inversión es un proceso iterativo que se apoya en diferentes partes de las organizaciones que se reúnen para fijar objetivos, proporcionar la tecnología correcta y continuamente ajustar el proceso para asegurarse de que está funcionando.
Sin embargo, en última instancia, si la política corporativa está diseñada pensando en el viajero, será mucho mayor la conformidad con la política, y la inversión hecha para la satisfacción y seguridad de los empleados, así como la inversión general en viajes, serán maximizadas. Entonces, la próxima vez que piense en sus viajeros, o reciba un informe de costos que considere gastos fuera de la política, o cuando tenga un incidente en el que necesite hacer un seguimiento de sus viajeros, vale la pena pensar en los cinco pasos de la estructura.
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