SERES: ¿Por qué una compañía debe migrar a facturación electrónica este 2019?

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Por Alberto Redondo, Director de Marketing para Iberia y LATAM de SERES.

Las facturas electrónicas son actores fundamentales en la transformación digital de las empresas, su aporte radica en facilitar y mejorar los procesos de negocio, para el cumplimiento de los objetivos estratégicos con los clientes.

Es importante tener claro que la implementación de la factura electrónica no es un proyecto meramente técnico, también es contable y legal, y transversal en cualquier compañía. Mejora la gestión y moderniza el negocio. Además, tarde o temprano será obligatoria para todas las empresas del país y, cuanto antes se adapten las empresas, mejor para ellas.

En una economía global, la facturación es global y conviene tener en cuenta esta realidad a la hora de adoptar un sistema de factura electrónica. Las empresas, especialmente aquellas que desarrollan o quieren desarrollar una actividad internacional, deben elegir un sistema de factura electrónica internacional, que sea compatible con los distintos sistemas de facturación nacionales y que tenga en cuenta cuestiones como la obligatoriedad, los sistemas de facturación y las especificaciones técnicas.

La factura electrónica, ¿cómo puede mejorar los procesos de gestión de la compañía con respecto a la factura tradicional?

La factura electrónica mejora radicalmente la gestión del negocio, ya que ofrece una visión más ajustada de su tesorería y automatiza el proceso de facturación, ofrece fuentes alternativas de financiación y reduce costes, desde los salariales a los gastos de impresión, manipulado y franqueo. Además, es más sostenible. Al eliminar tareas manuales, la factura electrónica reduce errores, no se pierde y deja registro de llegada en el destinatario, evitando el repudio.

Normalmente una factura en papel se imprime desde el sistema de gestión, se ensobra, franquea y envía por correo a un buzón. El destinatario tiene que recogerla del buzón, abrir el sobre, validarla, registrarla, introducir los datos en su sistema de contabilidad y archivar el documento. Como se puede ver, es un proceso caro, tedioso y sometido a todo tipo de errores y fallos. En un entorno digital la información va directamente del sistema de gestión del emisor al receptor. Una vez aceptada, se incorpora al calendario de pagos y el emisor tiene la certeza de que se ha recibido y aceptado. Más allá de esta primera fase, la factura electrónica debe de ser vista como el primer paso hacia la adopción de un sistema de Intercambio Electrónico de Documentos (EDI), pieza clave de su transformación digital.

En cifras o porcentajes, ¿cuánto puede llegar a invertir una empresa para la implementación de facturación electrónica? ¿En qué indicadores se expresa la tasa de retorno de inversión? (cite ejemplos)

Si se trabaja con un operador de factura electrónica, como es el caso de SERES, el coste de implementación es cero, porque se trata de un servicio, y la infraestruuctura la ponemos nosotros. El cliente pagará en función del volumen de facturas y nada más. Otra cosa es cuando la empresa quiere tener un sistema in house, que exige personal técnico, equipos, y mantenimiento, aquí las inversiones con elevadas y el retorno prolongado en el tiempo. Volviendo a nuestro modelo, si la empresa quiere únicamente cumplir con la obligación de la SUNAT, tenemos modalidades muy básicas con un coste muy asequible. A partir de ahí, depende de la funcionalidad y, sobre todo, del volumen de documentos a intercambiar.

Realmente los ahorros dependen directamente de la cantidad de facturas o documentos que se intercambian. Sí que es cierto que el proceso de emisión de facturas en papel es más improductivo, diversos estudios han hecho el cálculo, más o menos está en 16 – 14 soles por factura, con la factura electrónica esto se puede reducir a 6 – 5 soles.

Estamos hablando de unas cantidades significativas de ahorro que van desde la parte de la gestión manual de una factura, del propio material, como de la relación del que emite la factura y el destinatario: llamadas, seguimiento de que la factura haya llegado correctamente.

En el caso de la factura en recepción estamos hablando de un coste de aproximadamente 27 – 26 soles por factura en papel que se traduciría en unos 9 – 8 soles en el formato electrónico. Por lo tanto, estamos reduciendo drásticamente los costes de gestión y probablemente automatizando procesos que, si bien no están relacionados los ahorros directamente con el proceso de facturación, automatizan procesos de aprobación de facturas e implica otros ahorros que en este estudio no están contemplados.

¿Cuánto demora el proceso de adopción de la factura electrónica en una empresa? (puede citar ejemplos por sectores o según su experiencia con sus clientes)

Lo primero es tomar la decisión de cómo se va a dar el paso a la factura electrónica. Normalmente en Perú y en todos los países de Latinoamérica hay una obligatoriedad por parte de la SUNAT que obliga a usar factura electrónica. La decisión es sencilla, si la empresa quiere cumplir únicamente con la obligatoriedad sólo debe adquirir una solución tecnológica o utilizar la de la SUNAT y ponerse en marcha. Si lo que quiere es, además de cumplir con los requisitos, mejorar y acceder a todas las ventajas y beneficios que tiene la factura electrónica, el primer paso es buscar un proveedor que le asegure un cambio que le aporte valor.

Una vez que se tiene esa decisión, lo primero es realizar las pruebas correspondientes con la SUNAT para que técnicamente se pueda hacer llegar la factura en tiempo, forma y como lo requiere la SUNAT y, lo siguiente, es poner en marcha un proceso de emisión de facturas para hacer llegar estas a nuestros clientes y que se quede un canal seguro y trazable, donde una factura que sale en un sitio llegue a su cliente correctamente; teniendo la certeza de que este receptor la ha recibido, la puede gestionar y pueda aportar valor o feedback de estados para que su empresa, en su gestión del día a día, sepa que la factura está correcta y no tenga que hacer ninguna modificación. O incluso si su socio va a adelantar o a asegurar que la factura se va a cobrar en el plazo pactado, poder mover y gestionar la tesorería que viene detrás a la hora de emitir una factura.

Finalmente estar atento continuamente a los cambios que van a venir mañana, esto es una imposición de la SUNAT que indudablemente está en constante evolución. En todos los países de Latinoamérica ha sido así, ha habido un cambio y este cambio implica adaptaciones tanto técnicas como de procesos de negocio a largo plazo.

Por tanto, es necesario tener un partner que vaya guiando, que acompañe a la empresa en todos los cambios, para que sean a tiempo, en forma y se cumpla con las novedades. Y sabemos que la implantación de la factura electrónica es un gran cambio para los trabajadores, por lo que contar con un partner que pueda formarlos, asesorarlos, que pueda hacer entender qué es lo que está pidiendo la SUNAT o incluso su propio cliente, es la mejor opción.

Cuando se emite una factura en papel, se envía en papel y el destinatario la tiene que recibir en papel pero cuando se emiten las facturas en formato electrónico hay unos clientes que piden que sea emitida en un formato determinado para integrarlo en sus procesos de gestión, otros solicitan información adicional… toda esa casuística que hay alrededor de un proyecto es necesario contemplarla porque va a ser parte de la evolución del día a día del proyecto.

Como especialista, ¿bajo qué parámetros se debe elegir a un proveedor de facturación electrónica?

Nosotros creemos que las empresas se deben de centrar en su negocio, en lo que saben hacer: la empresa que vende plantas, sabe de plantas; el que vende ordenadores, sabe de ordenadores, posiblemente lo que es el proceso de facturación es una tarea impuesta en el sentido de que se tiene que generar un documento que acredite una actividad o que se tenga que presentar a la SUNAT un documento que acredite que se ha realizado una actividad comercial soportada por unos impuestos, incluso un documento que asegure el día de mañana un pago o un cobro de una actividad.

Entendemos que en todo este proceso el valor productivo es la actividad de la compañía no la labor de facturación, que es rutinaria que realmente no aporta gran valor a la compañía. Por lo tanto, creemos que un proveedor externo va a aportar un valor porque está especializado en solucionar este tipo de situaciones, que además se retroalimentan con el conocimiento de diferentes empresas de diferentes sectores que pueden aportar a su empresa diferentes puntos de vista a la hora de la gestión de las facturas y, por lo tanto, va a permitir que su empresa se aproveche de este conocimiento y probablemente de la reducción de costes. Nosotros en SERES tenemos un servicio que lo utiliza tanto una pequeña empresa o un autónomo como una gran multinacional. El sistema es el mismo y varía, según un conjunto de funcionalidades, para adaptarse a las casuísticas de cada una de las compañías.